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文書保管の重要性について

文書保管の重要性について

文書は、いろんな情報や事柄、事実等を文章にして書きしるし記録したものです。

仕事をしていく中で文書の果たす役割はとても大きいと思います。

しかし、作成した文書は、そのまま置いておくとどんどんたまってしまいます。

もし、これを放っておくと、仕事場はいろんな文書でいっぱいになってしまい困ります。

通常は、重要でない文書であれば、使用した後すぐに処分し廃棄します。

 しかし、重要で必要な文書は、記録や証拠のために保存することが法律で定められています。

また、そうでない場合でも、会社にとって重要な文書は一定の期間は保存する必要があります。

その区別を正確に行いきちんと文書の保管と管理をすることが大切です。

つまり、保存の基準をつくり、会社内外の文書の整理をしないといけないということです。

使用しない不必要な文書は、ためておくとよくないので、できるだけ早い時期に処分した方がいいと思います。

そして、記録や証拠のため法的に保存することが義務付けられている文書や会社にとって必要な文書は、一定の期間、きちんと適切に管理して保管することが求められ重要でありかつ大切なことだと思います。

文書保存年限決定の基準について

文書の保存年限を決めることは、文書の適正な管理をするうえで大事なことの一つです。

保存する年限が決まっているものは、それをもとに保存したり、廃棄したりできます。

しかし、それ以外の保存年限が決まっていない文書をどうするかも大切なことになってきます。

これは、それぞれの会社の事情により違ってくると思います。

そして、保存年限を決めるには、いくつかの必要な考え方や方針があります。

まず初めは、利用する価値や必要があるかどうかです。

価値があり、必要な文書は保存して、その価値や必要がなくなったりすれば廃棄するということです。

次には、過去の実績から決めるということです。

これは、どのくらい前から文書が利用されたかという事です。

その実績から保存年限を設定して決めていきます。

文書保管を依頼

その次には、原本かコピーかということです。

原本だけではなく、コピーしたものが余分に保存されてしまっていることもあるのではないかと思います。

原本がきちんと保存されている場合は、コピー分は原本と間違われるとよくないので、コピーは保存しないと決めておいた方がいいと思います。

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